Bundle-Standorte einrichten
Ein Standort ist ein Ort – ein Raum, ein Gelände, ein virtueller Schreibtisch –, an dem sich die Teilnehmer für ein Bundle ein- und auschecken. Jeder Standort verfügt über einen eigenen Zugang zu einem kleinen Admin-Portal und kann eine E-Mail versenden, sobald sich jemand eincheckt. Hier wird erläutert, wie man die Anwesenheitserfassung aktiviert, einen Standort hinzufügt und wie die tägliche automatische Abmeldung funktioniert.
BEVOR SIE ANFANGEN
Die Anwesenheitsfunktion wird pro Konto aktiviert. Wenn auf der Registerkarte „Anwesenheit“ die Meldung „Diese Funktion wurde in Ihrem Konto nicht aktiviert“ angezeigt wird, ist sie für Sie noch nicht aktiviert – wenden Sie sich bitte an den Support, um sie aktivieren zu lassen. Außerdem benötigen Sie ein Bundle, dem Sie Standorte zuordnen können.
Aktivieren Sie die Anwesenheitserfassung für das Bundle
Standorte und Felder für die Anwesenheitserfassung werden erst angezeigt, wenn die Anwesenheitserfassung für dieses bestimmte Bundle aktiviert ist.
Öffnen Sie das Bundle aus Bundles, dann ist es Anwesenheit Registerkarte.
Umschalten Anwesenheitserfassung aktivieren . Die Einstellung wird automatisch gespeichert, sobald Sie den Schalter umlegen. Solange nicht alle im Bundle enthaltenen Pflichtkurse bestanden sind, bleibt die Schaltfläche „Anmelden“ auf dem persönlichen Dashboard des Teilnehmers unabhängig von dieser Einstellung gesperrt.
Standort hinzufügen
Die Registerkarte „Anwesenheit“ wird auf der Standorte Unterregisterkarte – die andere, Felder für den Check-in, wird in einem eigenen Artikel behandelt.
Wählen Sie Standort hinzufügen und gib ihm ein Name. Dies ist die Auswahl, die die Teilnehmer beim Einchecken aus einem Dropdown-Menü auswählen. Benennen Sie die Option daher nach dem Ort und nicht nach der Veranstaltung – also „Hauptsaal“ statt „Sitzung 3“.
Benutzername und Passwort sind optional und dienen dazu, das standortspezifische Admin-Portal freizuschalten – es handelt sich um einen separaten Login, nicht um Ihr Dashboard-Konto. Beide werden hier im Klartext gespeichert und angezeigt, da es sich um einen gemeinsamen physischen Login für alle Mitarbeiter des Standorts handelt und nicht um ein persönliches Passwort.
Beschreibung ist optionaler Rich-Text. Er wird dem Teilnehmer direkt unter dem Standort-Dropdown-Menü angezeigt, sobald er diesen ausgewählt hat – ideal für Parkhinweise oder eine Raumnummer.
Einschalten E-Mail beim Check-in Wenn dieser Standort eine Bestätigungs-E-Mail versenden soll, sobald sich dort jemand eincheckt, wählen Sie Standort anlegen. Das Verfassen der E-Mail selbst wird im Abschnitt „Bestätigungs-E-Mails zum Check-in“ behandelt.
Zum eigenen Portal des Standorts gelangen
Jeder gespeicherte Ort zeigt eine Anmeldeseite für Bundle-Administratoren Link und einen eigenen „Anmeldelink für“ diesen Standort – einen Anmeldelink für Teilnehmer, bei dem der Standort über die URL bereits vorausgewählt ist; dieser eignet sich beispielsweise als Aushang oder QR-Code am jeweiligen Ort. Für das Admin-Portal ist eine separate Anmeldung erforderlich, wobei der Benutzername und das Passwort des Standorts anstelle Ihres Dashboard-Kontos verwendet werden. Unter „Das Standort-Admin-Portal nutzen“ erfahren Sie, was angezeigt wird, sobald Sie angemeldet sind.
GUT ZU WISSEN
Drucken Sie den für den jeweiligen Standort spezifischen „Bundle-Anmeldelink“ aus oder bringen Sie ihn dort an, wo sich der Standort tatsächlich befindet – beispielsweise als QR-Code, der an die Tür geklebt wird. Teilnehmer, die diesem Link folgen, gelangen zur Bundle-Anmeldung, wobei dieser Standort im Check-in-Formular bereits ausgewählt ist, sodass niemand in einer Dropdown-Liste suchen muss, während eine Warteschlange wartet.
Stellen Sie die Uhrzeit für den täglichen automatischen Check-out ein
Über der Standortliste gilt eine separate Einstellung, die sich auf das gesamte Bundle bezieht und nicht nur auf einen einzelnen Standort.
Einschalten Automatische Abmeldung und wählen Sie eine Uhrzeit aus. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Elemente, die noch irgendwo im Bundle eingecheckt sind, einmal täglich zu dieser Uhrzeit in der lokalen Zeitzone des Klienten automatisch ausgecheckt.
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Teilnehmer dazu neigen, das Auschecken zu vergessen; lassen Sie sie deaktiviert, wenn Sie es vorziehen, dass die Auscheckzeiten immer exakt sind, auch wenn das bedeutet, dass Sie einige manuelle Auscheckvorgänge selbst nachholen müssen.
EIN HÄUFIGER FEHLER
Die Einstellung trägt die Bezeichnung „Auto-Logout“, meldet die Teilnehmer jedoch nicht aus ihrer Dashboard-Sitzung ab. Sie meldet alle Teilnehmer, die zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit noch angemeldet sind, zwangsweise ab. Wenn Sie stattdessen ein Sitzungszeitlimit festlegen möchten, finden Sie die entsprechende Einstellung an anderer Stelle im Bundle.
Wenn etwas nicht funktioniert
Wie geht es weiter?
Standorte legen fest, wo ein Check-in stattfindet. Welche Informationen dabei erfasst werden, wird in einer separaten Einstellung direkt daneben festgelegt.