Check-in-Felder konfigurieren
Check-in-Felder sind die zusätzlichen Fragen, die ein Teilnehmer im Check-in-Formular beantwortet, bevor der Check-in erfasst wird – beispielsweise ein Firmenname, eine Unterschriftsbestätigung oder alles, was Sie zusätzlich zum Check-in selbst erfassen möchten. Dieser Beitrag ist recht umfangreich: Er behandelt beide Feldtypen, die Durchsetzung von Pflichtfeldern, Übersetzungen, die Reihenfolge der Felder und wo die Antworten gespeichert werden.
BEVOR SIE ANFANGEN
Die Anwesenheitserfassung muss für das Bundle aktiviert sein, bevor die Unterregisterkarte „Check-in-Felder“ funktioniert – siehe „Bundle-Standorte einrichten“, falls Sie diese Funktion noch nicht aktiviert haben.
Was ein Check-in-Feld ist
Ein Check-in-Feld gehört zum gesamten Bundle und nicht zu einem einzelnen Standort – richten Sie es einmal ein, und es wird im Check-in-Formular an jedem Standort dieses Bundles angezeigt. Die Felder erscheinen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge, jeder Teilnehmer beantwortet sie einmal pro Check-in, und jede Antwort wird dem jeweiligen Check-in-Datensatz zugeordnet. Von dort aus werden die Antworten an drei Stellen angezeigt: im Detail-Popup pro Zeile im Admin-Dashboard des Standorts, im vollständigen CSV-Export und auf dem ausdruckbaren Blatt „Derzeit eingecheckt“. Bei diesem Feld handelt es sich weder um eine bundelweite Bewertung noch um eine Bestehen/Nichtbestehen-Prüfung – es dient ausschließlich der Erfassung von Informationen im Zusammenhang mit dem Check-in selbst.
Ein Feld hinzufügen
Wechseln Sie auf der Registerkarte „Anwesenheit“ zur Felder für den Check-in Unterregisterkarte neben „Standorte“.
Wählen Sie Feld hinzufügen.
Schreibe einen Bezeichnung — der Text der Frage oder Aufforderung, den der Teilnehmer sieht, beispielsweise „Firmenname“ oder „Ich stimme den Sicherheitsregeln der Website zu“.
Wähle eine Typ: Texteingabe oder Kontrollkästchen.
Set Erforderlich wenn der Teilnehmer dieses Feld ausfüllen muss, bevor der Check-in überhaupt erfolgen kann.
Wählen Sie Feld hinzufügen um es zu speichern.
Wenn das Bundle mehr als eine Sprache enthält, wird demselben Formular ein zusätzliches Feld hinzugefügt. Bezeichnung Eingabe pro zusätzlicher Sprache, damit das Feld je nach Sprachumgebung eine andere Bezeichnung anzeigen kann. Wenn Sie eine Übersetzung leer lassen, wird für diese Sprache die Basisbezeichnung verwendet, anstatt gar nichts anzuzeigen.
Obligatorisch vs. optional – und wie dies durchgesetzt wird
Ein Pflichtfeld wird doppelt überprüft. Das Anmeldeformular selbst blockiert das Absenden im Browser und zeigt eine Warnmeldung an, wenn ein Pflichtfeld fehlt, sodass die meisten Teilnehmer mit einem unvollständigen Formular gar nicht erst den Server erreichen. Der Server führt jedoch bei jeder Übermittlung unabhängig davon eine erneute Überprüfung durch – er durchläuft alle konfigurierten Felder und stellt sicher, dass ein erforderliches Kontrollkästchen tatsächlich auf „Ja“ gesetzt wurde und ein erforderliches Textfeld nach dem Trimmen nicht leer ist. Fällt eine der beiden Prüfungen fehl, wird überhaupt kein Anwesenheitsdatensatz erstellt: Der Teilnehmer wird zu seinem Dashboard zurückgeleitet, wo ein Banner mit der Meldung „Bitte füllen Sie alle erforderlichen Anmeldefelder aus.“ angezeigt wird, anstatt eine unvollständig erfasste Anmeldung zu erhalten.
Das ist wichtig, weil es bedeutet, dass ein Pflichtfeld eine echte Hürde beim Check-in selbst darstellt und nicht nur eine sanfte Aufforderung ist – niemand an diesem Standort wird als eingecheckt erfasst, bis alle Pflichtfelder und, falls das Bundle Standorte enthält, auch das Standort-Dropdown-Menü ausgefüllt sind.
EIN HÄUFIGER FEHLER
Wenn alle Felder als Pflichtfelder markiert werden, kann dies an einem stark frequentierten Check-in-Schalter zu Warteschlangen führen, da jedes einzelne Feld nun den gesamten Check-in-Vorgang blockiert. Bevor Sie ein Feld als Pflichtfeld kennzeichnen, sollten Sie sich fragen, ob es wirklich notwendig ist, den Check-in-Vorgang zu unterbrechen, oder ob es als optionales Feld ausreicht, dessen Angaben Sie später im Export überprüfen können.
Felder neu anordnen
Ziehen Sie ein Feld am Griff nach oben oder unten, um es in der Liste zu verschieben. Anders als bei der Seitenreihenfolge in einem Kurs wird diese Reihenfolge sofort gespeichert, sobald Sie das Feld ablegen – Sie müssen also keinen separaten Schritt zum Speichern der Reihenfolge beachten. Die hier angezeigte Reihenfolge entspricht genau der Reihenfolge, in der die Teilnehmer die Fragen im Anmeldeformular beantworten. Es lohnt sich also, einen Moment darüber nachzudenken.
GUT ZU WISSEN
Platzieren Sie ein Pflichtfeld eher am Anfang der Liste als erst nach zwei oder drei optionalen Feldern. Ein Teilnehmer, der erst spät in einem langen Formular auf ein blockierendes Pflichtfeld stößt, gibt eher auf als einer, der es gleich zu Beginn sieht.
Ein Feld bearbeiten oder entfernen
Über die Bearbeitungsfunktion können Sie die Bezeichnung (und deren Übersetzungen in die einzelnen Sprachen), den Typ und die Kennzeichnung „erforderlich“ jederzeit ändern – bereits erfasste Antworten werden dabei nicht entsprechend einer späteren Bearbeitung angepasst. Beim Löschen wird eine Bestätigung abgefragt und das Feld sofort aus dem Formular entfernt; bereits unter dem alten Feld abgegebene Antworten werden jedoch nicht rückwirkend geändert: Diese Antworten verbleiben in der Datenbank, es gibt lediglich kein Feld mehr, das ihnen einen Namen zuweist.
Dieser letzte Punkt hat eine praktische Auswirkung, die Sie kennen sollten, bevor Sie etwas löschen: Da Exporte ihre Spalten anhand der Feldbezeichnung erstellen und ein gelöschtes Feld keine Bezeichnung mehr hat, nach der gesucht werden kann, erscheinen die darin gespeicherten historischen Antworten einfach nicht mehr in neuen Exporten. Die Daten werden nicht gelöscht, sind aber ab diesem Zeitpunkt nicht mehr sichtbar – die Bearbeitung der Bezeichnung eines Feldes ist fast immer die bessere Wahl, wenn Sie lediglich den Wortlaut korrigieren möchten.
Wo die Antworten landen
Jede Antwort wird in dem Moment gespeichert, in dem ein Check-in erfolgreich abgeschlossen wurde, und erscheint ohne zusätzliche Einrichtung an drei Stellen:
Unter „Anwesenheitsliste exportieren“ werden beide Download-Möglichkeiten ausführlich beschrieben, einschließlich der genauen Struktur der CSV-Spalten.
Wenn etwas nicht funktioniert
Wie geht es weiter?
Nachdem sowohl die Standorte als auch die Felder eingerichtet wurden, ist das Anmeldeformular auf der Administrationsseite fertiggestellt. Sehen Sie es sich als Nächstes dort an, wo es wirklich darauf ankommt – im Dashboard des Teilnehmers.