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E-Mails zur Benachrichtigung über den Ablauf

Eine Ablauf-Erinnerung ist eine E-Mail, die einem Teilnehmer vor Ablauf der Gültigkeitsdauer seines Kursabschlusses zugesandt wird, um ihn dazu anzuregen, den Kurs erneut zu absolvieren. Sie ist direkt mit der Einstellung „Gültigkeitsdauer (Tage)“ des Kurses verknüpft und wird nicht sofort nach Beginn des Zeitfensters, sondern über einen Hintergrundjob versendet.

        6 MIN LESEZEIT
        UPDATED 4 AUG 2026
        DASHBOARD → KURSE → BENACHRICHTIGUNGEN
      

BEVOR SIE ANFANGEN

Gültigkeitsdauer (Tage) muss bereits in den Kurseinstellungen festgelegt sein. Ohne diese Angabe gibt es kein Ablaufdatum, von dem aus zurückgerechnet werden kann, und auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ wird genau dies angezeigt, anstatt die Felder für die Erinnerungen anzuzeigen.

Erinnerung einrichten

Alle Informationen finden Sie auf dem Reiter „Benachrichtigungen“ des Kurses, direkt neben den Zertifikateinstellungen unter „Zertifizierung“.

1

Öffnen Sie den Kurseditor und wechseln Sie zu Benachrichtigungen. Falls diese Option deaktiviert ist, kehren Sie zu den Kurseinstellungen zurück und legen Sie zunächst die Gültigkeitsdauer (in Tagen) fest.

2

Set Tage bis zum Ablauf — Wie viele Tage vor Ablauf des Kurses die Erinnerung versendet werden soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird für diesen Kurs keine Erinnerung versendet.

3

Öffnen Sie die E-Mail-Vorlage Feld darunter und geben Sie den Betreff und den Text ein – siehe E-Mail-Vorlage bearbeiten für den Editor selbst und die Platzhalterliste.

4

Auswählen Speichern neben dem Feld „Tage bis zum Ablauf“.

Screenshot – Registerkarte „Benachrichtigungen“, Feld „Tage bis zum Ablauf“ und Feld für E-Mail-Vorlage

Die Registerkarte „Benachrichtigungen“ ist erst verfügbar, wenn die Gültigkeitsdauer (in Tagen) festgelegt wurde.

Wenn es tatsächlich gesendet wird

Erinnerungen werden nicht sofort versendet, sobald ein abgeschlossener Auftrag in das entsprechende Zeitfenster fällt. Ein geplanter Job prüft, ob abgeschlossene Vorgänge vorhanden sind, deren Ablaufdatum innerhalb des Zeitfensters „Tage vor Ablauf“ liegt und für die noch keine Benachrichtigung versendet wurde, und versendet diese dann gebündelt – wobei die Anzahl pro Durchlauf begrenzt ist, damit bei einem großen Rückstand nicht alles auf einmal versendet wird und die Gefahr besteht, dass die sendende Domain als Spam markiert wird. Ein Abschluss wird immer nur einmal benachrichtigt; der Job versieht ihn mit einem Zeitstempel in dem Moment, in dem die E-Mail versendet wird.

{{first_name}} / {{last_name}} Der Name des Teilnehmers.

{{course_title}} Der Titel des Kurses.

{{expiry_date}} Das Datum, an dem diese bestimmte Fertigstellung abläuft.

{{course_url}} Ein Link zur automatischen Anmeldung, der direkt zu einem neuen Versuch führt. Er bleibt doppelt so lange nutzbar wie der Wert für „Tage bis zum Ablauf“, und ein noch gültiger Link wird über mehrere Durchläufe hinweg wiederverwendet, anstatt jedes Mal neu ausgestellt zu werden.

Alle vier Platzhalter funktionieren sowohl in der Betreffzeile als auch im Textkörper der Vorlage.

GUT ZU WISSEN

Wenn Sie die Gültigkeitsdauer (in Tagen) nachträglich ändern und die Kurseinstellungen speichern, wird das Ablaufdatum für alle bereits abgeschlossenen Durchläufe dieses Kurses neu berechnet – nicht nur für neue. Die Erinnerungen werden automatisch angepasst – Sie müssen auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ nichts ändern, wenn Sie die Gültigkeitsdauer anpassen.

EIN HÄUFIGER FEHLER

Teilnehmer, die sich mit einem Gastcode statt mit einer echten E-Mail-Adresse angemeldet haben, erhalten die Erinnerung niemals – es gibt einfach keine Adresse, an die sie gesendet werden könnte, und der Versand wird stillschweigend übersprungen, anstatt es erneut zu versuchen. Wenn jemand angibt, keine Erinnerung erhalten zu haben, prüfen Sie, ob er sich überhaupt mit einer E-Mail-Adresse registriert hat.

Wenn etwas nicht funktioniert

Die Registerkarte „Benachrichtigungen“ ist deaktiviert

Das Feld „Gültigkeitsdauer (Tage)“ ist in den Kurseinstellungen leer. Legen Sie diesen Wert zunächst fest – andernfalls gibt es kein Ablaufdatum, von dem aus der Countdown gezählt werden kann.

„Tage vor Ablauf“ besagt: „Keine Erinnerung versendet, wenn nicht eingestellt“

Das ist der Platzhaltertext für ein leeres Feld, keine Fehlermeldung. Geben Sie eine Anzahl von Tagen ein, um Erinnerungen zu aktivieren.

Ein Teilnehmer gibt an, die Erinnerung nie erhalten zu haben

Überprüfen Sie, ob sich die Teilnehmer mit einer echten E-Mail-Adresse und nicht mit einem Gastcode angemeldet haben, ob für diesen Kurs tatsächlich eine E-Mail-Vorlage gespeichert ist und ob der Abschluss des Kurses weiterhin als „bestanden“ markiert ist.

Erinnerungen scheinen verspätet einzutreffen

Der Versandauftrag wird nicht kontinuierlich, sondern in regelmäßigen Abständen in kleinen Stapeln ausgeführt, sodass es zu einer kurzen Verzögerung zwischen dem Zeitpunkt kommen kann, zu dem ein abgeschlossener Vorgang in sein Zeitfenster gelangt, und dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail tatsächlich versendet wird – dies ist zu erwarten und stellt keinen Fehler dar.

Wie geht es weiter?

Erinnerungen sind nur dann sinnvoll, wenn ein Kurs tatsächlich ein Ablaufdatum hat, vor dem gewarnt werden soll.

WEITER

Ablaufdatum des Kurses in Tagen festlegen

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